Automatisation de processus pilotée par IA
Comment Nunki a automatisé pour Ritchie l'ensemble du processus de commande et de facturation. De la commande au paiement, sans intervention manuelle.
Qui est Ritchie ?
Ritchie est une limonade belge basée sur la recette familiale originale, une limonade délicieusement pétillante avec 100 % d'ingrédients naturels. La marque familiale a disparu à la fin des années 70 et a été relancée il y a 10 ans. Elle est présente en Horeca (livrée via les grossistes en bière) et en retail (livrée via les centrales). La gamme se compose de 7 saveurs disponibles en bouteille, 4-pack et canette. L'entreprise compte une centaine de clients retail/grossistes directs. Les établissements Horeca individuels et les commerces sont approvisionnés via les grossistes. L'organisation de Ritchie est volontairement très lean. Le fondateur Jan Verlinden vise une efficacité opérationnelle maximale, avec 100 % de focus sur la croissance stratégique de la marque.
Le défi
Pour organiser ses processus logistiques de la manière la plus efficace possible, Ritchie utilise l'ERP Odoo. Cependant, les commandes étaient lues, saisies, contrôlées et traitées manuellement. Le pont entre les informations entrantes et l'ERP Odoo créait un travail administratif inutile, avec un risque d'erreur.
Traitement manuel des commandes
Les commandes clients arrivaient par e-mail dans des formats variés selon le client. Chaque commande devait être lue manuellement, saisie dans Odoo, confirmée et traitée pour livraison via différents partenaires logistiques.
Contrôle chronophage des factures
Les factures fournisseurs devaient être contrôlées ligne par ligne : quantités, prix, accises et frais de palette. Sujet aux erreurs et répétitif.
Formats clients variés
Chaque client (plus de 100) envoie ses commandes dans un format différent. L'interprétation manuelle prend du temps et entraîne des erreurs de saisie.
Surcharge administrative
Chaque minute consacrée à de l'administration (évitable) est une minute de moins pour la croissance stratégique.
La solution
Intake automatique
Le système surveille en continu les commandes et factures entrantes. Dès qu'une commande arrive, elle est automatiquement prise en charge et traitée, jour et nuit.
Extraction IA & validation
L'IA extrait les données de commande quel que soit le format client et valide automatiquement les factures par rapport aux bons de commande dans Odoo. En cas d'écart, une notification est envoyée immédiatement.
Traitement ERP complet
Les commandes sont créées automatiquement dans Odoo, confirmées et transmises au bon partenaire logistique. Les factures sortantes sont envoyées automatiquement après livraison. Les factures entrantes sont contrôlées et prêtes pour paiement.
Boucle de feedback
La solution Nunki envoie une confirmation des commandes/factures traitées ou une notification d'erreur quand quelque chose ne va pas.
Les bénéfices
Ritchie évolue vers un ERP quasi autonome. Commander, livrer, facturer et payer se font entièrement de manière automatique. Ce qu'il reste, c'est se concentrer sur ce qui compte vraiment : la croissance stratégique de la marque.
Zéro intervention manuelle
Commandes et factures sont traitées de manière entièrement automatique, de leur arrivée jusqu'à leur traitement dans l'ERP.
Continu & fiable
Les commandes sont relevées toutes les 5 minutes, les factures contrôlées chaque matin. Le système tourne 24/7 sans intervention humaine.
Détection d'erreurs & escalade
Les écarts sont signalés immédiatement avec des détails précis, pour que seules les vraies exceptions nécessitent une attention humaine.
Focus sur la croissance
Le travail répétitif disparaît. L'équipe peut se concentrer entièrement sur l'efficacité commerciale et la croissance stratégique de la marque.
“Avec Nunki, nous construisons une couche IA au-dessus d'Odoo qui élimine quasiment toutes les interventions manuelles. Le travail répétitif disparaît et je peux me concentrer sur ce qui compte vraiment : la croissance stratégique de la marque.”