Scan d'inbox · commandes clients
Mesurez d'abord où passe le temps dans votre boîte mail commerciale
Certains clients commencent par un atelier afin de déterminer quel processus métier automatiser en premier.
Mais que faire si vous savez déjà exactement où vous voulez intervenir, et qu'il ne vous manque plus qu'une analyse objective de l'endroit où se situent les goulots d'étranglement ?
C'est précisément notre scan d'inbox.
Cela vous parle ?
Plus de commandes dans la boîte mail, la même équipe que l'an dernier
Recopier depuis les mails et les PDF
Les bons de commande, appels de livraison et modifications de date arrivent sous forme de document. Quelqu'un les encode à la main dans l'ERP.
Du travail qui reste en suspens
Les commandes et les modifications de date de livraison ne reçoivent pas toujours de réponse. Le même nombre d'ETP au back-office que l'an dernier, pour plus de volume.
Tout repose sur une seule personne
Si la grande majorité des fils passe par un seul responsable, le flux de commandes s'arrête dès que cette personne est absente.
Personne ne connaît les chiffres
Combien de commandes par mois ? Combien de modifications ? Sans comptage, tout plan d'automatisation reste une opinion.
Ce que vous recevez
Un classement du travail fondé sur ce qui est réellement arrivé
Chaque conversation de la boîte mail commerciale partagée reçoit un type, une action demandée, un mode d'arrivée et une business unit. Pas une cartographie de processus basée sur les souvenirs de chacun.
Les noms et les adresses restent chez vous. Vous transférez les mails d'une période représentative ; nous vous renvoyons un rapport.
Ce que contient le rapport
Le scan ne construit rien. Il compte. Cinq questions reçoivent une réponse étayée :
- Voici où se trouve le volumeNombres par type : commandes, appels de livraison, modifications, questions de livraison, relances.
- Voici comment cela arriveDocument, mail simple, portail ou tâche système.
- Voici l'action demandéeEncoder dans l'ERP, renvoyer un document, ou simplement répondre.
- Voici les exceptionsCe que vous devez résoudre avant que quoi que ce soit puisse être automatisé.
- Voici le risque si tout repose sur une personneRépartition par business unit, avec les temps de réponse et les responsables.
Le rapport compte ce qui est arrivé. La part qu'un agent peut réellement reprendre n'apparaît qu'avec une preuve de concept.
Le rapport complet ventile chaque type par business unit, avec le temps de réponse médian et le responsable.
Comment ça marche
D'une boîte mail transférée à une prochaine étape étayée
Vous transférez votre boîte mail commerciale
1 jourTous les mails de la boîte partagée pour une période représentative, depuis votre propre boîte. Aucune connexion à vos systèmes n'est nécessaire.
Nous classons chaque conversation
±1 semaineType, action demandée, mode d'arrivée et business unit. Les volumes, temps de réponse et responsables sont comptés, pas estimés.
Vous recevez le rapport
1 séanceCe qui peut être automatisé, où un humain doit rester, et quelles exceptions vous devez résoudre en premier.
Atelier ou preuve de concept
optionnelCe n'est qu'ensuite qu'une POC a du sens : la prise de commande de la boîte mail vers l'ERP, validée sur des commandes déjà traitées.
Ce que 15.358 conversations révèlent sur le traitement des commandes
Deux ateliers et leur propre relevé de temps pointaient dans la même direction : le traitement des commandes. La boîte mail l'a confirmé, et a montré quel département en porte la charge.
Le travail arrive sous forme de document
Il commence comme un mail avec pièce jointe, et 22% encore comme mail simple. Les portails restent minoritaires. Qui automatise cela doit pouvoir lire des PDF.
Renvoyer quelque chose, ou l'encoder
Près de 34% des conversations demandent d'envoyer un document, près de 20% de l'encoder dans l'ERP. Exactement le travail que les équipes font encore le soir.
N'a reçu aucun message sortant
Les bons de commande et les modifications de date de livraison restent le plus souvent en suspens. Aucun reproche à l'équipe : 360 commandes par mois avec le même nombre d'ETP au back-office.
Temps de réponse médian dans une unité
Trois business units partagent la boîte mail, mais pas la pression. Une unité porte 40% du chiffre d'affaires et près de la moitié des conversations.
Le travail repose sur des personnes, pas sur un processus. La question n'est pas de savoir qui travaille le plus dur, mais si c'est l'entreprise qui tourne, ou un seul collègue.
Prochaine étape chez ce client : la prise de commande de la boîte mail commerciale vers l'ERP, en tenant compte du stock actuel. Un second chantier suit la date de livraison du fournisseur jusqu'à la commande client.
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Toute boîte mail partagée où le travail arrive sous forme de texte
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Bons de commande, appels de livraison, modifications de date et questions de livraison. Le scan par lequel cette page commence.
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La communication avec les fournisseurs : confirmations, changements de prix et dates de livraison promises qui se décalent.
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Demandes d'intervention, plaintes et planification de la maintenance, aujourd'hui réparties par mail.
Pour qui cela compte
Votre équipe recopie-t-elle chaque semaine des commandes depuis des mails et des PDF ?
Alors il est plus utile de commencer par mesurer que de promettre aussitôt un agent. Pour les PME qui disposent déjà d'un ERP, Odoo ou un système comparable, et dont le volume de mails croît plus vite que l'équipe.
Transférez tous les mails d'une période représentative depuis votre propre boîte. Nous vous renvoyons ce qui peut être automatisé et où un humain doit rester.