Traitement automatisé des commandes
Comment Nunki traite automatiquement les commandes et devis de Motix depuis l'e-mail vers l'ERP RidderIQ.
Le défi
Chez Motix, les commandes et demandes de devis arrivent quotidiennement par e-mail, sous forme de texte, de PDF ou d'une combinaison des deux. Pour chaque demande, un collaborateur devait lire le contenu, retrouver le client dans RidderIQ, identifier chaque code produit dans le catalogue et créer ligne par ligne un devis ou un ordre de production — des commandes de 40 lignes n'étaient pas l'exception. Au total, cela représentait 1 à 2 heures de travail répétitif par jour, et le délai de réponse pour le client pouvait atteindre 2 jours.
Traitement manuel de la boîte mail
Chaque demande de devis ou commande entrante devait être lue, interprétée et ressaisie manuellement dans l'ERP.
Formats variés
Les demandes arrivent en texte dans le mail, en pièce jointe PDF, ou les deux. Chaque client utilise sa propre mise en page.
Recherches clients et produits
Pour chaque demande, il fallait retrouver manuellement le bon client et chaque code produit dans RidderIQ — un processus chronophage et sujet aux erreurs.
Marge d'erreur limitée
Les fautes de frappe et les lignes oubliées dans les devis ou commandes entraînent des retards vers le client et des corrections a posteriori.
La solution
Nunki a conçu pour Motix un collègue numérique qui traite automatiquement les demandes de devis et les commandes entrantes. L'agent lit chaque e-mail, reconnaît le type de demande et la transforme directement en devis ou ordre de production dans RidderIQ — sans qu'il y ait encore à transférer ou ressaisir quoi que ce soit manuellement.
Intake intelligente
La boîte mail est surveillée en continu. L'agent reconnaît automatiquement le type de demande — devis, nouvelle commande, ou commande issue d'un devis précédent — et sait immédiatement ce qu'il faut faire.
Extraction IA depuis mail et PDF
Que la demande soit dans le texte du mail, dans un PDF joint, ou dans les deux — l'agent en extrait les mêmes informations structurées : données client, références et liste complète des produits avec quantités et dimensions.
Appariement client et produit robuste
L'agent rattache automatiquement chaque demande au bon client et aux bons produits dans RidderIQ. Quand quelque chose n'est pas reconnu de manière univoque, la demande est conservée et un collaborateur peut la finaliser de manière ciblée — rien ne passe à travers les mailles du filet.
Création dans RidderIQ et notification
Le devis ou l'ordre de production est créé directement dans RidderIQ, entièrement rempli et prêt à être suivi. Le collaborateur Motix reçoit immédiatement une confirmation avec la commande créée, ou une notification claire quand quelque chose demande une attention humaine.
Les bénéfices
La majeure partie des devis et commandes chez Motix se déroule désormais entièrement de manière automatique. Les commandes qui attendaient auparavant jusqu'à 2 jours sont maintenant créées dans RidderIQ en moins de 3 minutes. La saisie répétitive disparaît et l'équipe peut se concentrer sur les demandes plus complexes et le contact client.
Marge d'erreur réduite
L'IA extrait les informations client, référence et produit de manière cohérente, quelle que soit la mise en page ou le format de l'expéditeur.
Délai de traitement réduit
Les demandes sont traitées et confirmées en moins de 3 minutes au lieu d'attendre jusqu'à 2 jours qu'une capacité administrative se libère.
“La raison principale pour nous était de réduire la marge d'erreur et de pouvoir fournir plus rapidement les informations à nos clients. L'IA était une solution appropriée parce que la majeure partie de nos devis et commandes est répétitive — et c'est exactement ce genre de processus qu'on résout parfaitement avec l'IA.”
“J'ai beaucoup moins de saisie. Cela me permet de me concentrer sur des choses plus importantes, au lieu de perdre ma journée à des tâches répétitives.”