Contrôle automatisé des commandes par rapprochement
Comment Nunki rapproche automatiquement, pour Belgoglass, chaque bon de commande et sa confirmation, afin de détecter les erreurs avant qu'elles n'atteignent la production.
Le défi
Chez Belgoglass, chaque bon de commande doit être comparé à la confirmation de commande renvoyée. Manuellement, cela signifiait placer les deux documents côte à côte et vérifier ligne par ligne si le prix, les dimensions, le nombre de pièces, la date et l'adresse de livraison correspondaient réellement — et qu'aucune ligne ne manquait ni qu'un mauvais article n'avait été confirmé. Avec plus de 500 paires de commandes par mois, cela représentait une charge considérable de travail de contrôle répétitif — et chaque écart non détecté entraînait des problèmes sur le chantier : une dimension erronée, une livraison en retard ou une adresse de livraison incorrecte.
Comparaison manuelle
Chaque confirmation devait être placée à côté du bon de commande d'origine et vérifiée ligne par ligne, à la main.
Chronophage à grande échelle
Un seul contrôle prenait facilement plus de cinq minutes. Avec des centaines de paires par mois, cela représentait des heures de travail répétitif.
Des écarts qui passent
Une quantité, un prix ou une dimension divergente est facile à manquer lorsque les documents sont comparés manuellement.
Des conséquences coûteuses
Une erreur manquée n'apparaît que sur le chantier — là où la corriger coûte le plus cher et prend le plus de temps.
La solution
Nunki a conçu pour Belgoglass un collègue numérique qui relie automatiquement chaque bon de commande à sa confirmation et les contrôle l'un par rapport à l'autre. L'agent réalise l'ensemble du processus de rapprochement 2-way et n'alerte que lorsqu'un écart apparaît — afin que l'équipe se limite aux cas qui requièrent réellement son attention.
Liaison automatique
La première étape de l'agent consiste à relier automatiquement chaque confirmation entrante au bon de commande correspondant. Ce qui devait auparavant être recherché et rapproché à la main se fait désormais immédiatement et sans erreur.
Rapprochement ligne par ligne
L'agent compare la confirmation ligne par ligne avec le bon de commande : prix, dimensions, nombre de pièces, date et adresse de livraison. Il vérifie aussi qu'aucune ligne ne manque et qu'aucun mauvais article n'a été confirmé. Le moindre écart est détecté.
Signalement des écarts
Si tout correspond, aucune action n'est nécessaire. En cas d'écart, les différences sont surlignées directement dans le PDF, afin que le collaborateur voie en un coup d'œil ce qui ne va pas — rien ne passe à travers les mailles du filet.
Retour clair
Le collaborateur reçoit une vue d'ensemble claire de ce qui correspond sans problème et de ce qui requiert son attention. Le contrôle passe de « tout vérifier » à « ne traiter que les exceptions ».
Les bénéfices
Le contrôle des commandes se déroule désormais en grande partie automatiquement. Là où un collaborateur avait auparavant besoin de plus de cinq minutes par paire de commandes, le rapprochement se fait maintenant en moins d'une minute. L'équipe ne vérifie plus chaque document, mais se concentre sur les exceptions signalées par l'agent.
Moins d'erreurs
Chaque confirmation est contrôlée de la même manière cohérente par rapport au bon de commande. Les écarts sont repérés systématiquement plutôt que par hasard.
Contrôle plus rapide
La liaison et la comparaison se font en moins d'une minute par paire de commandes, plus de 500 fois par mois, sans perdre de temps précieux en recherches répétitives.