Inbox-scan · sales orders
Meet eerst waar de tijd in uw salesmailbox naartoe gaat
Sommige klanten starten met een workshop om te bepalen welk bedrijfsproces eerst geautomatiseerd moet worden.
Maar wat als u al perfect weet in welk proces u wil ingrijpen, en enkel nog een objectieve analyse wil van wáár de bottlenecks zitten?
Dat is onze inbox-scan.
Herkenbaar?
Meer orders in de mailbox, dezelfde ploeg als vorig jaar
Overtypen uit mail en PDF
Bestelbonnen, afroepen en leverdatum-wijzigingen komen binnen als document. Iemand zet ze met de hand in het ERP.
Werk dat blijft liggen
Orders en leverdatum-wijzigingen krijgen niet altijd een antwoord. Hetzelfde aantal FTE in de back-office als vorig jaar, meer volume.
Het hangt aan één persoon
Als het overgrote deel van de threads via één eigenaar loopt, staat de orderstroom stil wanneer die persoon uitvalt.
Niemand kent de cijfers
Hoeveel orders per maand? Hoeveel wijzigingen? Zonder telling is elk automatisatieplan een mening.
Wat u terugkrijgt
Een rangschikking van werk op basis van wat er echt binnenkwam
Elk gesprek in de gedeelde salesmailbox krijgt een type, een gevraagde actie, een aankomstvorm en een business unit. Geen proceskaart op basis van wat mensen zich herinneren.
Namen en adressen blijven bij u. U stuurt de mails door voor een relevante periode; wij sturen een rapport terug.
Dit staat in het rapport
De scan bouwt niets. Hij telt. Vijf vragen krijgen een onderbouwd antwoord:
- Hier zit het volumeAantallen per type: orders, afroepen, wijzigingen, levervragen, aanmaningen.
- Zo komt het binnenDocument, gewone mail, portaal of systeemtaak.
- Dit is de gevraagde actieInboeken in het ERP, een document terugsturen, of enkel antwoorden.
- Dit zijn de uitzonderingenWat u eerst moet oplossen voor er iets automatisch kan.
- Dit is het risico als het aan één persoon hangtVerdeling per business unit, met antwoordtijden en eigenaars.
Het rapport telt wat er binnenkwam. Hoeveel daarvan een agent effectief kan overnemen, blijkt pas uit een proof of concept.
Het volledige rapport splitst elk type verder uit per business unit, met mediane antwoordtijd en eigenaar.
Hoe het werkt
Van doorgestuurde mailbox naar een onderbouwde volgende stap
U stuurt uw salesmailbox door
1 dagAlle mails uit de gedeelde mailbox voor een relevante periode, vanuit uw eigen inbox. Geen connectie met uw systemen nodig.
Wij classificeren elk gesprek
±1 weekType, gevraagde actie, aankomstvorm en business unit. Volume, antwoordtijden en eigenaars worden geteld, niet geschat.
U krijgt het rapport
1 sessieWat automatisch kan, waar een mens moet blijven, en welke uitzonderingen u eerst moet oplossen.
Workshop of proof of concept
optioneelPas daarna heeft een POC zin: order-intake van mailbox naar ERP, getoetst aan orders die al verwerkt zijn.
Wat 15.358 mailbox-gesprekken vertellen over orderverwerking
Twee workshops en hun eigen tijdsregistratie wezen in dezelfde richting: orderverwerking. De mailbox bevestigde het, en liet zien welke afdeling de last draagt.
Werk komt binnen als document
Start als e-mail met bijlage, nog 22% als gewone mail. Portalen zijn de minderheid. Wie dit automatiseert, moet PDF's kunnen lezen.
Stuur iets terug, of boek het in
Bijna 34% van de gesprekken vraagt een document versturen, bijna 20% inboeken in het ERP. Precies het werk dat teams 's avonds nog doen.
Kreeg geen uitgaand bericht
Purchase orders en leverdatum-wijzigingen blijven het vaakst liggen. Geen verwijt aan het team: 360 orders per maand met hetzelfde aantal FTE in de back-office.
Mediane antwoordtijd in één unit
Drie business units delen de mailbox, maar niet de druk. Eén unit draagt 40% van de omzet en bijna de helft van de gesprekken.
Het werk hangt aan mensen, niet aan een proces. De vraag is niet wie het hardst werkt. Het is of het bedrijf draait, of één collega.
Volgende stap bij deze klant: order-intake van de salesmailbox naar het ERP, met de actuele voorraad in rekening. Een tweede spoor volgt de leverdatum van de leverancier door naar de klantorder.
Ook op andere mailboxen
Elke gedeelde mailbox waar werk binnenkomt als tekst
Sales orders
Bestelbonnen, afroepen, leverdatum-wijzigingen en levervragen. De scan waarmee deze pagina begint.
Purchase inbox
Communicatie met leveranciers: bevestigingen, prijswijzigingen en beloofde leverdata die verschuiven.
Service, klachten & onderhoud
Interventieaanvragen, klachten en onderhoudsplanning die nu per mail worden verdeeld.
Voor wie dit telt
Typt uw team wekelijks orders over uit mail en PDF?
Dan is het nuttiger om eerst te meten dan om meteen een agent te beloven. Voor KMO's die al een ERP hebben, Odoo of een vergelijkbaar systeem, en waarvan het mailvolume sneller groeit dan de ploeg.
Stuur alle mails door voor een relevante periode vanuit uw eigen inbox. Wij sturen terug wat automatisch kan en waar een mens moet blijven.