Automatische Ordercontrole met 2-way Matching
Hoe Nunki voor Belgoglass elke bestelbon en orderbevestiging automatisch tegen elkaar matcht, zodat fouten opgespoord worden voor ze in productie terechtkomen.
De Uitdaging
Bij Belgoglass moet elke bestelbon vergeleken worden met de orderbevestiging die terugkomt. Manueel betekende dit dat iemand beide documenten naast elkaar legde en regel per regel controleerde of prijs, afmetingen, aantal stuks, leverdatum en leveradres wel degelijk overeenkwamen — en of er geen lijn ontbrak of een verkeerd artikel werd bevestigd. Bij 500+ orderparen per maand liep dit op tot een aanzienlijke last aan repetitief controlewerk — en elke afwijking die niet opgemerkt werd, leidde tot problemen op de werf: een verkeerde afmeting, een te late levering of een verkeerd leveradres.
Manuele Vergelijking
Elke orderbevestiging moest handmatig naast de oorspronkelijke bestelbon gelegd en regel per regel gecontroleerd worden.
Tijdrovend bij Volume
Eén controle kostte al snel meer dan vijf minuten. Met honderden orderparen per maand liep dit op tot uren repetitief werk.
Verschillen Glippen Erdoor
Een afwijkende hoeveelheid, prijs of afmeting is makkelijk over het hoofd te zien wanneer documenten manueel worden vergeleken.
Dure Gevolgen
Een gemiste fout duikt pas op de werf op — net daar waar corrigeren het duurst en het lastigst is.
De Oplossing
Nunki bouwde voor Belgoglass een digitale collega die elke bestelbon en orderbevestiging automatisch aan elkaar koppelt en tegen elkaar controleert. De agent voert het volledige 2-way matchingproces uit en seint enkel wanneer er een verschil opduikt — zodat het team zich kan beperken tot de gevallen die écht aandacht vragen.
Automatisch Koppelen
De eerste stap die de agent zet, is elke binnenkomende orderbevestiging automatisch koppelen aan de juiste bestelbon. Wat vroeger handmatig opgezocht en bij elkaar gelegd moest worden, gebeurt nu meteen en zonder fouten.
Regel-per-regel Matching
De agent vergelijkt de bevestiging regel per regel met de bestelbon: prijs, afmetingen, aantal stuks, leverdatum en leveradres. Hij controleert ook of er geen lijn ontbreekt en of er geen verkeerd artikel werd bevestigd. Elke afwijking, hoe klein ook, wordt gedetecteerd.
Verschillen Markeren
Komt alles overeen, dan is geen actie nodig. Is er een verschil, dan worden de afwijkingen rechtstreeks in de PDF gemarkeerd, zodat de medewerker in één oogopslag ziet wat er niet klopt — niets valt door de mazen van het net.
Heldere Terugkoppeling
De medewerker krijgt een helder overzicht van wat probleemloos matcht en waar aandacht nodig is. De controle verschuift van alles nakijken naar enkel de uitzonderingen behandelen.
De Voordelen
De controle van orders verloopt nu grotendeels automatisch. Waar een medewerker vroeger meer dan vijf minuten per orderpaar nodig had, gebeurt de matching nu in minder dan één minuut. Het team controleert niet langer elk document, maar focust op de uitzonderingen die de agent aanduidt.
Minder Fouten
Elke bevestiging wordt op exact dezelfde, consistente manier tegen de bestelbon gecontroleerd. Verschillen worden systematisch opgemerkt in plaats van toevallig.
Snellere Controle
Het koppelen en vergelijken gebeurt in minder dan een minuut per orderpaar, 500+ keer per maand, zonder dat er kostbare tijd verloren gaat aan repetitief naslagwerk.