AI-gestuurde Procesautomatisering
Hoe Nunki voor Ritchie het volledige bestel- en factuurproces automatiseerde. Van bestelling tot betaling, zonder manuele tussenkomst.
Wie is Ritchie?
Ritchie is een Belgische limonade gebaseerd op het originele familierecept, een heerlijk bruisende limonade met 100% natuurlijke ingrediënten. Het familiemerk verdween eind jaren ’70 en werd 10 jaar geleden opnieuw gelanceerd. Het merk is aanwezig in Horeca (geleverd via de bierhandelaars) en retail (geleverd via de centrales). Het gamma bestaat uit 7 heerlijke smaken, beschikbaar in fles, 4-pack en blik. Het bedrijf heeft een 100-tal rechtstreekse retail/bierhandel klanten. Individuele horeca zaken en winkels worden via grossiers/bierhandelaars beleverd. De organisatie van Ritchie is bewust ‘zeer lean’. Oprichter Jan Verlinden streeft maximale operationele efficientie na met 100% focus op strategische groei van het merk.
De Uitdaging
Om de logistieke processen zo efficient mogelijk te organiseren, maakt Ritchie gebruik van het Odoo ERP systeem. Echter, bestellingen werden manueel uitgelezen en ingevoerd, gecontroleerd en verwerkt. De brug tussen binnenkomende informatie en het Odoo-ERP systeem creëerde onnodig administratief handwerk met risico op fouten.
Manuele Orderverwerking
Klantbestellingen kwamen binnen via e-mail in uiteenlopende formaten per klant. Elke bestelling moest handmatig worden uitgelezen, ingevoerd in Odoo, bevestigd en verwerkt voor levering via verschillende logistieke partners.
Tijdrovende Factuurcontrole
Leveranciersfacturen moesten regel per regel worden gecontroleerd: hoeveelheden, prijzen, accijnzen en palletkosten. Foutgevoelig en repetitief.
Diverse Klantformaten
Elke klant (meer dan 100) stuurt bestellingen in een ander formaat. Handmatig interpreteren kost tijd en leidt tot invoerfouten.
Administratieve rompslomp
Elke minuut gespendeerd aan (te vermijden) administratie is een minuut minder voor strategische groei.
De Oplossing
Automatische Intake
Het systeem monitort continu binnenkomende bestellingen en facturen. Zodra er een bestelling binnenkomt, wordt het automatisch opgepikt en verwerkt, dag en nacht.
AI-extractie & Validatie
AI leest bestelgegevens uit, ongeacht het klantformaat, en valideert facturen automatisch tegen de juiste verkooporders in Odoo. Bij afwijkingen volgt direct een melding.
Volledige ERP-verwerking
Bestellingen worden automatisch aangemaakt in Odoo, bevestigd en doorgestuurd naar de juiste logistieke partner. Uitgaande facturen worden automatisch uitgestuurd na levering. Inkomende facturen worden gecontroleerd en klaar gezet voor betaling.
Feedback Loop
De Nunki-oplossing stuurt een bevestiging van verwerkte orders/facturen, of stuurt een foutmelding wanneer iets niet klopt.
De Voordelen
Ritchie evolueert naar een quasi-autonoom ERP-systeem. Bestellen, leveren, factureren en betalen verlopen volledig automatisch. Wat overblijft, is focus op wat écht telt: de strategische groei van het merk.
Nul Manuele Interventie
Orders en facturen worden volledig automatisch verwerkt, van binnenkomst tot verwerking in het ERP-systeem.
Continu & Betrouwbaar
Orders worden elke 5 minuten opgepikt, facturen elke ochtend gecontroleerd. Het systeem draait 24/7 zonder menselijke tussenkomst.
Foutdetectie & Escalatie
Afwijkingen worden onmiddellijk gemeld met specifieke details, zodat alleen échte uitzonderingen menselijke aandacht vragen.
Focus op Groei
Repetitief werk verdwijnt. Het team kan zich volledig richten op commerciële slagkracht en strategische merkgroei.
“Samen met Nunki bouwen we een AI-laag bovenop Odoo die vrijwel alle manuele interventies elimineert. Repetitief werk verdwijnt en ik kan me focussen op wat écht telt: de strategische groei van het merk.”