Geautomatiseerde Orderverwerking
Hoe Nunki voor Motix bestellingen en offertes automatisch verwerkt vanuit e-mail naar het ERP-systeem RidderIQ.
De Uitdaging
Bij Motix komen dagelijks bestellingen en offerteaanvragen binnen via e-mail, als tekstmail, PDF of een combinatie van beide. Voor elke aanvraag moest een medewerker de inhoud lezen, de klant opzoeken in RidderIQ, elke productcode in de catalogus terugvinden en regel per regel een offerte of productieorder aanmaken — bestellingen tot 40 productlijnen waren geen uitzondering. Samen liep dit op tot 1 à 2 uur per dag aan repetitief werk, en kon de doorlooptijd voor de klant oplopen tot 2 dagen.
Manuele Verwerking van Mailbox
Elke offerteaanvraag of bestelling die binnenkwam moest gelezen, geïnterpreteerd en handmatig overgenomen worden in het ERP-systeem.
Diverse Formaten
Aanvragen komen binnen als tekst in een mail, als PDF-bijlage, of een combinatie van beide. Elke klant gebruikt een eigen stijl en lay-out.
Klant- en Productopzoekingen
Voor elke aanvraag moest de juiste klant en elke productcode handmatig worden opgezocht in RidderIQ, een tijdrovend en foutgevoelig proces.
Beperkte Foutenmarge
Tikfouten en gemiste regels in offertes of orders leiden tot vertragingen richting de klant en correcties achteraf.
De Oplossing
Nunki bouwde voor Motix een digitale collega die binnenkomende offerteaanvragen en bestellingen automatisch verwerkt. De agent leest elke mail, herkent het type aanvraag, en zet ze rechtstreeks om in een offerte of productieorder in RidderIQ — zonder dat er nog iets manueel doorgestuurd of overgenomen moet worden.
Slimme Intake
De mailbox wordt continu opgevolgd. De agent herkent automatisch om welk type aanvraag het gaat, een offerteaanvraag, een nieuwe bestelling, of een bestelling die voortvloeit uit een eerdere offerte — en weet zo meteen wat er moet gebeuren.
AI-extractie uit Mail én PDF
Of de aanvraag nu in de tekst van de mail staat, in een bijgevoegde PDF, of in beide — de agent haalt er dezelfde gestructureerde informatie uit: klantgegevens, referenties, en de volledige lijst aan producten met hoeveelheden en afmetingen.
Robuuste Klant- en Productmatching
De agent koppelt elke aanvraag automatisch aan de juiste klant en de bijhorende producten uit RidderIQ. Wanneer iets niet eenduidig herkend wordt, blijft de aanvraag bewaard en kan een medewerker ze gericht afwerken — niets valt door de mazen van het net.
Aanmaak in RidderIQ & Terugkoppeling
De offerte of productieorder wordt rechtstreeks aangemaakt in RidderIQ, volledig ingevuld en klaar voor opvolging. De Motix medewerker ontvangt meteen een bevestiging met het aangemaakte order, of een duidelijke melding wanneer iets menselijke aandacht vraagt.
De Voordelen
Het grootste deel van de offertes en orders bij Motix verloopt nu volledig automatisch. Bestellingen die voorheen tot 2 dagen op verwerking wachtten, zijn nu binnen 3 minuten in RidderIQ aangemaakt. Repetitief intikwerk verdwijnt en het team kan zich richten op complexere aanvragen en klantencontact.
Lagere Foutenmarge
AI haalt klant-, referentie- en productinformatie consequent op dezelfde manier uit elke aanvraag, ongeacht de stijl of het formaat van de afzender.
Snellere Doorlooptijd
Aanvragen worden binnen 3 minuten verwerkt en bevestigd in plaats van tot 2 dagen te wachten op administratieve capaciteit.
“De belangrijkste reden voor ons was om de foutenmarge te beperken en sneller onze klanten van de nodige info te kunnen voorzien. AI was een geschikte oplossing omdat het grootste deel van onze offertes en orders repetitief is, net dat soort processen los je perfect met AI op.”
“Ik heb veel minder input-werk. Daardoor heb ik nu meer tijd om me te focussen op belangrijkere zaken, in plaats van mijn dag te verliezen aan repetitieve taken.”