Automatisering Servicemeldingen
Hoe Nunki het klantenserviceteam van Bumaco verlost van repetitief datawerk en tegelijk de ERP-datakwaliteit verbetert.
De Uitdaging
Bumaco ontvangt gemiddeld 500 servicemeldingen per maand, maar dit aantal fluctueert sterk. In rustige weken komen er zo'n 100 meldingen binnen, maar tijdens piekperiodes kunnen dit er meer dan 1000 per week zijn. Voor elke melding moesten klantenservicemedewerkers handmatig ongeveer 3 minuten investeren om informatie uit e-mails te halen en over te zetten naar het planningssysteem. Dit betekende voor elke melding: de klant identificeren, het juiste filiaal selecteren, en de gegevens invoeren.
Met 500 meldingen per maand ging er gemiddeld 25 uur per maand verloren aan administratief werk. Maar tijdens piekweken met 1000+ meldingen betekende dit 50 uur aan repetitief datawerk in één enkele week - een onhoudbare situatie die niet schaalt met de groei van het bedrijf. Deze tijd ging volledig verloren aan repetitieve taken in plaats van waardevolle klantencommunicatie.
25 Uur Per Maand Verloren
Elke servicemelding kostte 3 minuten handmatig datawerk. Met gemiddeld 500 meldingen per maand ging structureel 25 uur verloren aan repetitieve taken.
Extreme Piekbelasting
Van ~100 meldingen in rustige weken tot meer dan 1000 per week tijdens pieken. In piekweken ging 50 uur verloren aan dataverwerking - een onhoudbare situatie.
Complexe Klant-Filiaal Matching
Voor elke melding moest de juiste klant en het correcte filiaal geïdentificeerd worden uit het ERP-systeem, wat vaak leidde tot zoekwerk en fouten.
Ongelijke ERP Datakwaliteit
Inconsistente klant- en filiaalgegevens in Climapulse maakten matching foutgevoelig en tijdrovend, wat de efficiëntie verder beperkte.
Onze Aanpak
Automatische E-mail Verwerking
Alle binnenkomende servicemeldingen worden automatisch geanalyseerd. Onze AI haalt alle relevante informatie uit de e-mail: welke klant het betreft, om welk filiaal het gaat, en de aard van de serviceaanvraag. Dit gebeurt binnen enkele seconden na ontvangst van de melding.
Slimme Klant- en Filiaal Matching
We gebruiken de kracht van AI om klanten en filialen te matchen met de ERP-data in Climapulse. In tegenstelling tot klassieke exacte zoekfuncties, begrijpt onze matching verschillende schrijfwijzen, tikfouten, Franse en Nederlandse benamingen, en vergelijkbare formuleringen. Dit zorgt voor robuuste koppeling, zelfs wanneer de invoer niet perfect overeenkomt met de ERP-gegevens.
Continue Data Verbetering
Door systematisch mismatches te rapporteren, helpen we Bumaco de datakwaliteit in hun ERP-systeem te verbeteren. Over tijd worden inconsistenties opgelost, wat leidt tot steeds betrouwbaardere automatisering en betere bedrijfsprocessen.
De Voordelen
Bumaco wint gemiddeld 25 uur per maand - tot 50 uur per week tijdens pieken. Het klantenserviceteam kan zich nu volledig richten op klantencommunicatie in plaats van repetitief datawerk.
25 Uur Bespaard Per Maand
3 minuten per melding × 500 meldingen per maand = 25 uur die nu besteed wordt aan klantcontact.
Schaalt Mee Met Pieken
Van 100 tot 1000+ meldingen per week - het systeem verwerkt alles direct. Geen vertragingen meer tijdens pieken.
Verbeterde ERP Datakwaliteit
Systematische kwaliteitscontroles en mismatch-rapportage verbeteren de betrouwbaarheid van klantgegevens in Climapulse continu.
Focus op Klantcontact
Medewerkers besteden hun tijd nu aan klantencommunicatie in plaats van dataverwerking.
"Onze klantenservicemedewerkers kunnen zich nu volledig focussen op klantencommunicatie in plaats van gegevens te kopiëren tussen systemen. De uren die zijn vrijgekomen maken een wereld van verschil."